進(jìn)場，一般指的是會議活動正式舉辦前入駐場地進(jìn)行現(xiàn)場布置、舞美搭建、設(shè)備調(diào)試、彩排等工作，進(jìn)場有時(shí)也廣泛的包含了從場地搭建到活動舉辦等撤場前的全部系列工作。對于活動新人而言，物料、設(shè)備的布置搭建常常會出現(xiàn)混亂的情況，這里涉及到一些專業(yè)性溝通問題，在正確的溝通下，活動入場會變得順暢很多，同時(shí)也會避免對活動現(xiàn)場的意外損壞。

一、進(jìn)場前需要了解的信息及準(zhǔn)備工作

1.活動當(dāng)天是否有其它活動進(jìn)場或撒場，對方的時(shí)間安排（尤其是酒店內(nèi)的場地常會有此類情況，多個(gè)活動同期或交叉舉行)。

2.進(jìn)撤場有幾個(gè)通道可以使用。

3.有沒有備用進(jìn)場通道可以使用。

4.在場地被其它會議活動占用的情況下，要與場地方溝通清楚對方的清場結(jié)束時(shí)間。

5.貨車進(jìn)貨位置。

6.上貨電梯位置、電梯空間。

7.進(jìn)場是否需要借助運(yùn)輸工具。

8.進(jìn)場當(dāng)天的場地方或酒店方負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式。

9.各對接口負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式。

10.辦理相關(guān)進(jìn)場手續(xù)的時(shí)間、方式、要求。

11.進(jìn)場拍照，留存數(shù)據(jù)。搭建前期先拍照，便于后期場地恢復(fù)。

了解完以上信息并對活動進(jìn)場前準(zhǔn)備工作做出合理規(guī)劃，避免進(jìn)場過程中被占用進(jìn)場通道和布置場地。

▲活動現(xiàn)場進(jìn)場搭建場景

二、活動進(jìn)場的流程安排

1.通知各合作方具體的進(jìn)場時(shí)間、地點(diǎn)、對接人聯(lián)系方式、進(jìn)場口及相關(guān)注意事項(xiàng)。

2.在進(jìn)場條件有限的情況下，合理安排進(jìn)場。

3.進(jìn)場安排的原則是不要讓所有合作方統(tǒng)一時(shí)間到場，應(yīng)從難到簡安排。優(yōu)先安排設(shè)備方進(jìn)場，減少進(jìn)場消耗時(shí)間，壓縮搭建時(shí)間。其次，安排現(xiàn)場布置方進(jìn)場，減少進(jìn)場通道或貨梯的占有時(shí)間。再次，安排其它小物料供應(yīng)商進(jìn)場，減少現(xiàn)場占用。最后，注意溝通好分工，不要等所有物料到齊才開始搭建。

▲活動場地布置效果實(shí)拍