在云技術(shù)和云端服務(wù)崛起之前，企業(yè)線上會議系統(tǒng)需要采購高成本的硬件，部署復(fù)雜的基礎(chǔ)架構(gòu)。近年來，釘釘、阿里云、網(wǎng)易、騰訊、華為、百度等互聯(lián)網(wǎng)科技大廠紛紛把技術(shù)投入到線上會議活動場景，基于云計(jì)算的云會議、線上會議、元宇宙會議活動基礎(chǔ)服務(wù)平臺應(yīng)用而生。會議活動主辦方只需要搭建一個云會場，分會場或場外參會嘉賓只要通過一臺筆記本電腦、手機(jī)或PAD平板電腦設(shè)備就可以參與會議，從而大幅降低了線上會議落地門檻。杭州數(shù)字會議服務(wù)公司伍方2017年成立數(shù)字會議研究院，參與會議活動服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制定，同網(wǎng)易、釘釘、百度希壤、騰訊視頻會議等線上會議底層服務(wù)商進(jìn)行戰(zhàn)略合作，融合云服務(wù)公司的技術(shù)優(yōu)勢和伍方數(shù)字會議服務(wù)的行業(yè)優(yōu)勢，推出了云簽約、線上年會、線上發(fā)布會、線上論壇峰會、線上研討會、線上展覽、線上評選比賽活動等多種類型線上會議解決方案，專業(yè)的線上會議流程安排和統(tǒng)籌管理、新潮的云會場設(shè)計(jì)搭建、強(qiáng)大的線上會議互動功能、豐富的線上會議小游戲、萬人同時在線保障，針對性的策劃特色創(chuàng)意線上會議方案，全力滿足主辦方超過300人的線上會議、500人線上會議、1000人線上會議、10000人線上會議。

▲伍方線上會議解決方案

受新冠疫情影響，很多政務(wù)、商務(wù)服務(wù)加速布局和推進(jìn)數(shù)字化和遠(yuǎn)程化，線上會議開始風(fēng)行起來。在本文小編將為讀者具體講解如何舉辦線上會議？

▲線上評選會議活動投票環(huán)節(jié)

線上會議流程詳解

一、統(tǒng)籌規(guī)劃會議內(nèi)容、確定會議目的和主題

首先，要明確本次會議的主要目的，會議的主題是什么，是進(jìn)行產(chǎn)品品牌公關(guān)宣傳，還是希望對參會者流量進(jìn)行留存和轉(zhuǎn)化。例如云會場簽到、轉(zhuǎn)發(fā)會議通稿、關(guān)注公眾號、注冊小程序會員、咨詢服務(wù)、試用或訂購產(chǎn)品、報(bào)名參加下一場講座等等。然后，策劃一個鮮明的線上會議主題和有創(chuàng)意的線上活動方案。最后，根據(jù)線上會議方案需要，確定云會場布置風(fēng)格，對于有實(shí)景線下會場需求的需要選擇租賃會議場地，設(shè)計(jì)搭建實(shí)景會場。

▲2021中國醫(yī)院質(zhì)量大會線上會議系統(tǒng)

二、選擇會議平臺

一個好的會議平臺是線上會議服務(wù)的重要保障之一，伍方云會議平臺在保障技術(shù)的同時，注重會務(wù)流程把控、會議內(nèi)容呈現(xiàn)效果。云會場技術(shù)架構(gòu)師，在明確會議需求和方案后，開始對接制作各種會議物料，如會議主視覺、云會場海報(bào)、宣傳視頻、暖場音樂、嘉賓名單、游戲輪次、獎項(xiàng)名稱等等，按照會議流程著手搭建云會議各個會議環(huán)節(jié)的場景、人員物料的配置，如主持人開場白、嘉賓研討、簽約儀式、頒獎授牌、抽獎、游戲互動、表演等的場景布置，并和甲方場控人員制定執(zhí)行危機(jī)處置預(yù)案。力求以滴水不漏的作風(fēng)，通過合理設(shè)置、認(rèn)證彩排測試，把線上會議流程優(yōu)化到最好，把會議的視覺美、會議故事線的創(chuàng)意性、互動游戲的趣味性等安全、穩(wěn)定、精彩的呈現(xiàn)出來。在會議活動執(zhí)行中，伍方會安排多名活動執(zhí)行人員全程對主會場、分會場狀況進(jìn)行監(jiān)控，出現(xiàn)問題及時干預(yù)處置。

三、選擇線上會議直播軟件

線上會議和線上會議直播直接相關(guān)，線上會議前身即是從線上直播、線上視頻演變而來，一般線上會議都要通過會議直播平臺，把“主會場”或“主會場+分會場”實(shí)時場景快速、穩(wěn)定、流暢的推送出去。線上會議對直播要求無外乎“高穩(wěn)定”、“低延遲”，目前市面上直播平臺眾多，如微贊、釘釘、ZOOM、目睹、云犀、微吼、維妥、直播眼、云視、百家云、神策，技術(shù)體驗(yàn)良莠不齊，杭州數(shù)字會議服務(wù)公司伍方優(yōu)選微贊、釘釘、網(wǎng)易多家直播平臺戰(zhàn)略合作，通過會議直播軟件、推流服務(wù)器把會議視頻音頻信號脫敏處理后分發(fā)推送到各大直播平臺。

▲線上會議便攜式多網(wǎng)疊加高清直播推流編碼器

四、線上會議的營銷推廣方法

市面上線上會議的宣傳需求的營銷推廣方案較少，如何在會前、會中、會后分階段進(jìn)行針對性推廣尤為重要。比如，在會前使用傳統(tǒng)新聞媒體、百家號、公眾號、小紅書、抖音等新媒體號（含視頻號）、搜索引擎、垂直行業(yè)門戶……多渠道進(jìn)行會訊推送，通過活動預(yù)熱在輿論上掀起第一個宣傳高潮，達(dá)到曝光品牌、提高參會者報(bào)名及預(yù)訂、購買的數(shù)量。在會議中，邀約媒體采訪報(bào)道，在抖音、快手、微博、微視等平臺接入直播，制定策略、鼓勵參會者及大眾分享直播鏈接，裂變獲取觀眾用戶。在會后，進(jìn)行亮點(diǎn)盤點(diǎn)、成果總結(jié)，編輯新聞及視頻素材，再次進(jìn)行多渠道推送。

▲阿里線上年會互動游戲——拆幸運(yùn)盲盒

五、會議數(shù)據(jù)追蹤分析

一場線上會議舉辦的效果如何，在復(fù)盤、總結(jié)會議環(huán)節(jié)要通過各方面的數(shù)據(jù)來加以說明。伍方線上會議服務(wù)解決方案提供在線參會者行為跟蹤、內(nèi)容點(diǎn)擊熱力圖、用戶停留時長、簽到報(bào)表、互動游戲結(jié)果報(bào)表、投票結(jié)果報(bào)表、直播同時在線人數(shù)及系統(tǒng)壓力趨勢圖等多種直觀的數(shù)據(jù)。

綜上所述，舉辦線上會議不僅要求策劃一個出彩的會議方案和較高的設(shè)計(jì)水準(zhǔn)外，還對線上會議平臺和會議直播軟件的功能性、穩(wěn)定性有很高的要求。另外，在線上會議統(tǒng)籌、云會場設(shè)置、會議彩排和活動執(zhí)行上也要求服務(wù)人員有很高的專業(yè)度和應(yīng)急處置能力。當(dāng)然，線上會議形式多樣，有純線上會議、“線上+線下”會議、多地多人線上互動直播會議等，具體還要數(shù)字會議服務(wù)公司（www.yyguochen.cn）根據(jù)線上會議主辦方具體需求為線制定解決方案。